Лучшие методы тайм менеджмента

Управление временем в мелочах

Тема «тайм менеджмент для женщин» может быть просто бесконечной. Чтобы не перегружать информацией, обозначу еще несколько секретиков, которые помогут вам стать настоящими властительницами времени.

Учитесь быть «жаворонками». Люди, которые встают с 6:00 до 7:30, успевают намного больше, чем остальные. Даже, если общее время бодрствования было одинаковым.

Выполняйте мелкие дела сразу. Накапливаясь, они имеют свойство отнимать огромный пласт времени.

Больше практицизма! В обычные дни совсем не обязательно готовить сложные многокомпонентные блюда. Создание таких «шедевров» обычно отнимает не один час, так оставьте это удовольствие для прихода гостей. А в обычные дни готовьте, что попроще и побыстрей – тайм менеджмент для мам это разрешает.

Будьте, как Юлий Цезарь. То есть, делайте несколько дел одновременно! Элементарный пример из жизни: я накладываю на лицо и волосы увлажняющие маски, а пока они действуют, готовлю еду. Как результат – готов ужин, и я отлично выгляжу.

Не откладывать на последний момент. Помните: аврал – не самая лучшая ситуация для выполнения любых дел.

Еще один интересный нюанс я называю «мудрой логистикой». Если вы оставляете пределы дома – составьте список дел, которые можно решить по пути. Этот метод работает великолепно!

С его помощью на днях мне удалось выполнить за четыре часа кучу дел. Пока ждали своей очереди у педиатра – успели погулять на свежем воздухе; после больницы заехали на почту, чтобы забрать посылку; на обратном пути отдала обувь в ремонтную мастерскую; неподалеку от дома заехали в торговый центр, где не только выбрали подарок другу семьи, но и закупили продуктов на неделю. После такого насыщенного времяпрепровождения дети спали дома еще полтора часа, и я смогла посвятить работе.

Таким образом, тайм менеджмент для мам и женщин вообще – это возможность упорядочить хаос повседневной жизни, оставаясь при этом уверенной в своих возможностях, привлекательной и самодостаточной. Попробуйте – и убедитесь сами!

*при копировании материала ссылка на источник mirpozitiva.ru обязательна

Ценности современного общества

Что, прежде всего, определяет темп жизни? Разумеется, ценности, которые царят в том или ином обществе. Если идеалом успешного человека провозглашается личность, которая является «отличником» и на работе, и дома, и в спорте, и в общественной деятельности, хочешь не хочешь — будешь стремиться к указанному идеалу. А это значит – делать успешную карьеру, быть идеальным родителем, принимать участие в общественной жизни и так далее и тому подобное. Возможно ли это, если в сутках всего 24 часа? Одна только успешная карьера потребует от вас сверхурочных, работы на выходных, постоянного самосовершенствования, а главное – гонки и спешки. Успеть больше других, выделиться среди других, сделать лучшую презентацию, предоставить лучший отчет, достать самого сложного клиента. А еще ведь хочется принимать участие в жизни семьи, встречаться с друзьями и, конечно, отдыхать.

Бешеный ритм современной жизни приводит к тому, что толком мы ничем и не занимаемся. Либо занимаемся чем-то одним, а второе и третье получается «урывками». Счастлив ли современный человек, вынужденный все время быть в спешке? Даже на выходных, спеша отдохнуть, набраться энергии, чтобы с понедельника вновь ринуться в бой. Хотя почему с понедельника? Ведь планы на будущую неделю рекомендуют начать составлять еще в воскресенье… Вот и получается, что на встречу с лучшей подругой у нас получается выделить время раз в пару месяцев, навестить родителей в другом городе – и того реже, а уж о том, чтобы заняться здоровьем, вообще вопрос не стоит…

Наверное, есть люди, которым темп жизни современного общества «в радость». Особенно в молодости, когда энергия так и плещет, перспективы мотивируют и воодушевляют, а организм с легкостью прощает недосыпы: утром на службу, вечером – в ночной клуб. Однако для большинства людей бешеный ритм существования выливается в стрессы и неврозы. Человек куда с большим удовольствием спокойно съедал бы свой завтрак, не спеша ехал на работу, там в спокойном ритме занимался делами (в идеале – полдня, а не 8 часов), затем так же спокойно возвращался домой и отдыхал со своей семьей. Увы, реалии мегаполисов делают такой расклад маловероятным. В одном только транспорте вы можете «зависнуть» на час-полтора. Не говоря о том, что на работе вас могут задержать, а свой обед вы будете жевать за подготовкой очередного срочного отчета руководству.

«Принцип трёх дел»

Кто придумал: Крис Бейли, канадский писатель и консультант.

В чём заключается: это альтернатива методу «девяти дел». Тут тоже выбор и иерархия дел, но акцент — на самые важные дела. А остальные пока подождут. Нужно каждый день выполнять три самые важные задачи

Сосредоточьтесь на них и не распыляйте внимание на другие, менее важные дела

Кому подходит: метод полезен, когда вы чувствуете, что за рутиной и мелочёвкой не успеваете сделать что-то по-настоящему важное и главные цели ускользают. «Принцип трёх дел» поможет расставить приоритеты — правда, за счёт второстепенных задач

Но иногда это вполне оправданно. Кроме того, этот метод, как и метод «девяти дел», подходит людям, которым проще планировать день через дела и задачи, а не разбивая его на временные интервалы.

Что такое циркадные ритмы?

Циркадные ритмы есть не только у людей. Почти все живые организмы имеют внутренние часы — растения, животные, микробы и многие другие, за некоторыми исключениями. Например, именно биологические часы помогают цветам открываться и закрываться в нужное время и не дают ночным животным покинуть свое убежище в дневное время, когда они могут подвергнуться нападению хищников.

У людей циркадные ритмы координируют психические и физические системы по всему телу. Пищеварительная система производит белки в соответствии с обычным временем приема пищи, а эндокринная система регулирует гормоны в соответствии с привычным расходом энергии.

Существует целая научная область под названием хронобиология, которая посвящена изучению циркадных ритмов. В 2017 году за исследования, связанные с биологическими часами, ученые получили Нобелевскую премию по физиологии.

Система Тима Ферриса

Кто придумал: Тимоти Феррис, эксперт по продуктивности.

В чём заключается: в основе системы лежат два правила. Первое правило — это принцип Парето, согласно которому 80% дел можно сделать за 20% времени. Второе правило — работа заполняет всё отведённое на неё время. Также это правило известно как закон Паркинсона.

Исходя из этих правил, Тим Феррис делает вывод, что нужно не уделять работе больше времени, а максимально на ней концентрироваться. Рабочий период должен составлять около 20%, но в это время ваши отдача и концентрация должны быть максимальны — и на важных задачах. Оставшееся время можно потратить на простые рутинные дела и отдых.

Кому подходит: людям с гибким рабочим графиком, которые могут сами планировать своё время; людям творческих профессий и фрилансерам. Автор считает свою систему универсальной, но наёмному работнику сложно её применить, если его рабочий день строго регламентирован. Однако можно попробовать провести так выходные — например, чтобы наконец сдвинулись с мёртвой точки ваши личные проекты.

Искусство управления временем

Тайм-менеджмент – методика, свод правил, рекомендаций о том, как организовывать день, полноценно управлять временем. Следуя несложным правилам можно значительно увеличить продуктивность, работоспособность.

В результате научитесь грамотно распределять рабочее, личное время.

Основные правила:

Порядок во всём

В делах, ежедневнике, шкафу, мыслях. Компьютер, рабочий стол содержите в полном порядке. Хлам, мусор собьёт с работоспособного режима. А невозможность сразу найти необходимые бумаги, заметки, увеличит затраты на исполнение поставленных задач.

Ограничьте перфекционизм

Не зацикливайтесь на идеальном исполнении, на неважных делах. Главное делайте, потом решите, корректировать или результат соответствует намеченному плану.

Правильно расставляйте приоритеты

Выделите задачу, приближающую к намеченной цели. Выполняйте её в начале дня. Нет ничего хуже, чем идеально выполнять работу, которую вообще не требовалось делать.

Контролируйте процесс

Выделяйте под задачу конкретное количество времени, закладывая больше на четверть от планируемого, следуйте плану. Ставьте дедлайны, сроки, к которым обязаны отчитаться по выполненной работе.

Планируйте отдых

При планировании указывайте период на работу и на отдых. Тайм-менеджмент в жизни женщины всегда предполагает необходимость включения в список отдых, время для семьи. Полноценный отдых повысит концентрацию, продуктивность, ощущение, что всё идёт по плану.

Найдите дела на «чёрный день»

Под этой фразой подразумевается день, в который невозможно сосредоточится, приступить  к намеченным делам. Всегда бывают подобные «застойные» дни. Заранее составьте список работ, не требующих внимания, концентрации, несложные в выполнении, чтобы день не прошёл впустую.

Заполните пустоты в «период ожидания»

Составьте список несложных процессов, которые получится выполнять по пути на работу, ожидая вылет в аэропорту, на вокзале и в подобные моменты

В этот период рекомендуется уделять внимание учёбе, повышению квалификации, редактированию ежедневника

Благодаря правильному планированию, будите успевать выполнять намеченную работу. Найдется время для родных, близких, высвободится время на личное саморазвитие, жизнь приобретет новые краски, станет насыщенней.

Fresh or Fried

В чем заключается: с утра, после сна мозг человека ещё свеж. Затем, со временем, он «жарится», то есть устаёт. Ясно, что с жареным мозгом нормально не поработаешь.

Поэтому сделать нужно вот что:

• Вечером составьте список дел на завтра.
• Самые важные и сложные дела поместите в начало дня, чтобы сделать их первыми, пока мозг ещё свежий и у вас есть силы.
• Те дела, что не так сложны и важны или вам приятны, стоит планировать на вторую половину дня.
• На следующий день выполняйте дела по списку. В конце дня составьте новый список на завтра.

Кому подходит: тем, кто любит откладывать важные дела в долгий ящик и в итоге не успевает их выполнить.

«Хронометраж»

Кто придумал: Глеб Архангельский, автор книг по тайм-менеджменту, основатель компании «Организация времени».

В чём заключается

Первый этап. На первом этапе хронометража ваша задача — узнать, на что же тратится ваше время. Для этого раз в 1-2 часа записываете всё, что делаете и сколько времени на это тратите. Автор рекомендует делать записи в тетрадке или блокноте, чтобы не быть привязанным к компьютеру. Дела, которые занимают меньше 2-3 минут, можно не записывать.

Первый этап длится несколько недель, возможно пару месяцев

Важно, чтобы за это время у вас сложилась полная картина, на что тратится ваше время

В это время вы не предпринимаете никаких активных действий. Сейчас что-то кардинально поменять всё равно не выйдет, так что постарайтесь абстрагироваться и посмотреть на картину со стороны.

Второй этап. Теперь в дневнике нужно также отмечать, насколько эффективно вы потратили какой-либо отрезок времени. Например:

• время потрачено эффективно;
• время потрачено с пользой, но не оптимально;
• бесполезная трата времени — и так далее.

Теперь, ориентируясь на эти оценки, действуйте: постарайтесь увеличить промежутки, когда время тратится эффективно, и сократить пустые временные траты.

Теперь вы научитесь автоматически, без записи и анализа оценивать, тратите ли время с пользой или впустую — и корректировать своё поведение.

Кому подходит: тем, кто под вечер осознаёт, что ничего не успел, и не понимает, на что ушло время.

Управление рабочим временем

Рабочее время — это время, затрачиваемое на выполнение обязанностей в соответствии с условиями трудового договора. Для рационального использования рабочего времени нужно соблюдать следующие правила: 

60/40. При составлении распорядка исходите из того, что 60% времени занимает работа, а 40% идёт на отдых.

Отслеживание затраченного времени

Важно фиксировать, на какие нужны было потрачено время. На основании полученных данных сотрудник может составить расписание на будущее. 

Расстановка приоритетов

Распределяйте задачи на долго-, средне- и краткосрочные, чтобы правильно расставить приоритеты. 

Что такое тайм-менеджмент — определение и история развития

Тайм-менеджмент — это совокупность техник, которые помогают организовать рабочее время и повысить эффективность от его использования. 

После того как мы узнали, что такое тайм-менеджмент, углубимся в историю появления этого термина. Историю развития техники управления временем условно можно разделить на 4 периода. Рассмотрим каждый из них в отдельности. 

1. Донаучный период

Прародителем искусством управления времени можно считать римского философа Луция Аннека Сенека

В одном из своих писем, отправленное прокуратору Луцилию, Сенека задавался вопросом о важности эффективного использования времени. . Также более поздние мыслители, такие как Леон Баттиста Альберти и Френсис Бекон, делились своими мыслями о личной эффективности

Но самый большой вклад в развитие методологии управления временем внёс американский политик Бенджамин Франклин. 

Также более поздние мыслители, такие как Леон Баттиста Альберти и Френсис Бекон, делились своими мыслями о личной эффективности. Но самый большой вклад в развитие методологии управления временем внёс американский политик Бенджамин Франклин. 

Политический деятель разработал технику под незаурядным названием “Пирамида Франклина”. В ней Франклин описал алгоритм постановки и достижения долгосрочных целей. 

Это период хоть и считается основополагающим для истории развития менеджмента, но имел ряд недостатков, а именно: элитарное использование методики, субъективность информации и отсутствие структурированной системы. 

2. Тейлоризм (1910-е — 1950-е)

Промышленная революция, происходящая в ведущих странах мира с середины XVIII по конец XIX в., привела к необходимости создать методику для управления работой большого количества людей. При разработке планирования рабочего времени использовали идеи основоположника научной организации труда Фредерика Тейлора. 

Если не углубляться в детали, то суть тейлоризма заключалась в анализе систематизации работы. Таким образом, методика позволяла повысить производительность труда на предприятии. 

А Вы уже пробовали тайм-менеджмент?
Да 45.16%

Нет 54.84%

Проголосовало: 31

3. Классический (1950-е — 1990-е)

В середине XIX века произошёл резкий технологический скачок и возникла потребность в повышении производительность интеллектуального труда. 

Методы тейлоризма, направленные на увеличение эффективности физического труда, не справлялись с этой задачей, поэтому на смену учениям Фредерика Тейлора пришёл классический тайм-менеджмент. За основу классического метода была взята идея, что работник самостоятельно способен улучшить личностные качества без надзора «сверху».

Стоит отметить, что классический тайм-менеджмент не учитывал психологические факторы, то есть был рассчитан на людей, которые не подвержены перепадам настроения, лени и прокрастинации. 

4. Современный (1990-е — наши дни)

Основное отличие современного тайм-менеджмента от классического состоит в том, что первый период воспринимает людей не как «шестерёнки в едином механизме», а как личностей со своими потребностями и желаниями. 

Поэтому в современной технологии выстраивания плана действий есть несколько важных дополнений: 

• Состояние окружающей среды. Теперь учитываются внешние факторы, которые влияют на продуктивность работы. 
• Личные потребности и предпочтения. На этом этапе развития рассматриваются личные нужды каждого человека. 
• Инновационных технологий. Чтобы повысить результативность команды, современная методология прибегает к использованию новейшие компьютерные технологии. 

Когда катастрофически не хватает времени

Линейное время

Начнем мы с американского времени, самого дорогого из всех, что подтвердит любой, кто имел дело с американскими врачами, дантистами или юристами. Для американца время — это поистине деньги. В обществе, ориентированном на прибыль, время является редкой ценностью. Оно несется как горная река весной, а желающий на нем заработать должен нестись не отставая. Американцы — люди действия; они не терпят безделья. Прошлое уже ушло, но вот настоящее — настоящее можно порезать на куски, завернуть, упаковать и заставить работать на свое будущее. Схема 1 показывает, как американцы видят время. Схема 2 — как они его используют.

Схема 2: как американцы используют время

В США нужно делать деньги — если ты этого не можешь, то ты никто. Предположим, впереди у человека 40 работоспособных лет, а заработать он хочет 4 миллиона долларов, то есть по $100000 ежегодно. Если на заработок этой ежегодной суммы уходит 250 рабочих дней, то в день нужно зарабатывать 400 долларов, или 50 долларов в час. Учитывая все это, американец может сказать, что цена его времени — 50 долларов за час. Американцы также обсуждают способы потратить, растратить, распланировать и сохранить время. Звучит довольно логично, но только покуда эта логика не переносится на другие культуры. Предположим, португальский рыбак не поймал ни одной рыбы за два часа ловли. Потратил ли он время зря? Если сицилийский священник не сумел в четверг убедить кого-то принять его веру — означает ли это, что день его прошел впустую? А если немецкий композитор, французский поэт или испанский художник на прошлой неделе не породили ни одной оригинальной идеи — можно ли измерить их убытки в деньгах?

Американцы — не единственный народ, одержимый идеей экономии времени. Подобное отношение ко времени — практически религия в Швейцарии или Германии. Все эти страны, вместе с Британией, всем англосаксонским миром, Голландией, Австрией и Скандинавией — все они рассматривают время линейно. Как и американцы, все эти народы считают время, не занятое какими-либо действиями, потраченным впустую.

Эти народы монохронны; то есть они предпочитают выполнять одно действие в определённый промежуток времени, следуя фиксированному расписанию. Подобное поведение они считают эффективным и результативным. Более того, вследствие распространенности в их странах протестантской этики, они соотносят затраченное время с успешностью; чем больше ты работаешь, чем больше времени затрачиваешь на работу, тем успешнее и богаче ты будешь. Для американских ушей это звучит абсолютно разумно. Для чувствительных к классам и сословиям британцев — уже сомнительнее. Ну а жители Южной Европы, где приближенность к власти, привилегии и вопросы происхождения на каждому углу доказывают неверность подобной теории, попросту посчитают эту идею оторванной от реальности. В обществе, существовавшем в Советском Союзе, можно было справедливо утверждать, что наиболее успешен тот, кто работал меньше всех (или вообще не работал), но при этом был вознагражден.

«Мне удобнее всего делить день на три блока — утро, день, вечер и, в зависимости от своих ритмов, в каждый из блоков вставлять те или иные дела — творческие, домашние, командные»

Когда как — люблю читать, готовить, придумывать дизайн, встречаться с друзьями, ходить в театры-кино-музеи, на велике кататься, плавать, по магазинам ходить, просто гулять.

Вообще, я люблю историю и историю искусства. Изначально для меня путешествия были возможностью прикоснуться к древности, походить по старым улочкам, посмотреть фрески, заглянуть в дома и храмы. Когда-то я хотела выучиться на египтолога, для меня Египет был таинственным миром, другой галактикой. И, когда я попала туда в первый раз, Каирский египетский музей поразил меня едва ли не больше, чем Красное море. Ну, и с тех пор этот вирус засел во мне (смеется).

Киев — красивый, душевный и любимый город. Там находится наша первая совместная квартира, наше маленькое гнездышко… Место, где собираются друзья, где всегда вкусно и весело. Турция (особенно Стамбул), Франция (Прованс и Париж), Италия (особенно Венеция), Убуд, Марокко, Грузия, Бангкок и Ко Чанг в Таиланде.

Метод ZTD

Кто придумал: Лео Бабаута, ведущий блога Zenhabits про личную эффективность и тайм-менеджмент.

В чём заключается: ZTD расшифровывается как Zen to Done. Это упрощённая версия GTD, так как Лео считает, что GTD слишком сложен для обычных людей. ZTD строится на 10 простых привычках:

Собирайте всю информацию в разделе «Входящие» (как и в GTD).
Входящие записи обрабатывайте быстро, не откладывая.
Организуйте заметки по категориям в зависимости от их содержимого (как и в GTD)

Важные дела планируйте на каждый день заранее, особо крупные дела — на неделю вперёд.
Сосредотачивайтесь на одном деле, не распыляйте внимание.
Создавайте короткие и понятные списки дел.
Войдите в режим и соблюдайте его каждый день. Делайте то, чем вам действительно хочется заниматься.
Упрощайте

Формулируйте задачи коротко и ясно, уберите лишние и незначительные из списка.
Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.

Кому подходит: универсальный метод. ZTD создан на основе GTD, но проще. Если GTD вам нравится, но показался слишком сложным, — попробуйте ZTD.

Техника временных блоков

Многие пишут себе список задач на день, но при этом всё равно не успевают выполнить всё, что запланировали. Часто это происходит из-за того, что простой список задач не учитывает две вещи: во-первых, сколько времени занимает каждое дело, а во-вторых, когда именно им надо заняться. Метод временных блоков учитывает и то, и другое.

В чём заключается: суть в том, чтобы заранее выделять время на каждое дело. И в это время не заниматься ничем кроме него.

На практике это может выглядеть так:

10:00–12:00. Написать отчёт

12:30–13:30. Проверить почту, ответить заказчикам

14:00–14:30. Сходить в магазин

15:00–17:30. Сделать проект

18:00–19:00. Убраться дома

Похоже на распорядок дня? Не совсем, потому что в этой технике временные интервалы выделяются только для задач, которые вы запланировали на день. В остальном распорядок может быть свободным.

Кому подходит: это довольно требовательная методика. Лучше всего она подойдёт дисциплинированным людям — тем, кто умеет выполнять планы, придерживаясь графика, а также грамотно планировать и оценивать свои силы

Важно, чтобы дела можно было сделать за отведённое время. Обычно у таких людей и так почти нет проблем с управлением временем

Но им может пригодиться сама идея.

Какие бывают тау-типы

Участники исследований Бориса Цуканова должны были повторить звуковой сигнал, стараясь, чтобы он продлился столько же секунд, сколько и услышанный оригинал. Выяснилось, что одни испытуемые воспринимали сигнал как более короткий, нежели он был в реальности, а другие — как более длительный. В итоге участники разделились на три группы:

• спешащие (воспринимали 1 секунду объективного времени в диапазоне от 0,7 до 0,94 сек);
• точные (восприятие от 0,95 до 1 сек);
• медлительные (от 1 до 1,1 сек).

В целом же восприятие времени у всех людей, как показали неоднократные проверки, укладывается в диапазон 0,7—1,1 сек. Остальные варианты очень редки и говорят о той или иной патологии.

Развивая концепцию, Цуканов разделил людей по степени отклонения от нормы в восприятии времени и выделил пять тау-типов. А ещё выявил связь между тау-типами и темпераментами.

1. Выяснилось, что самые спешащие люди на свете — это холерики (первый крайний тау-тип). У них показатель τ составляет 0,7 сек. Они крайне возбудимы, обладают исключительной экстраверсией. Живут в будущем и почти не воспринимают прошлое (поэтому с трудом учатся на своих ошибках). Семь раз отмеривать не станут. На препятствия отвечают вспышками агрессии. Решительны и чрезвычайно энергичны.
2. У сангвиников (первого промежуточного тау-типа) τ = 0,8 сек. Это экстраверты, оптимисты, наполненные энергией. Они торопятся жить, устремлены в будущее.
3. Равновесный тип — люди с τ, равным 0,9 сек. Они живут настоящим, достаточно спокойны, уравновешенны, стрессоустойчивы. Интровертность и экстравертность у них уравновешивают друг друга — это амбиверты.
4. Точный тау-тип (второй промежуточный) — удивительный. Казалось бы, люди, точно воспринимающие время (τ = 1 сек), должны быть идеалом спокойствия. Но это не так! Они очень чувствительны, тревожны, болезненно переживают стрессы — типичные меланхолики, ранимые интроверты. Почему так происходит — не до конца ясно. Возможно, потому что для них прошлое, настоящее и будущее зачастую сливаются воедино. Давние боли вместе с переживаниями о будущем ощущаются как настоящее. Интереснейший нюанс: многие представители этого типа — выдающиеся музыканты, певцы, танцоры. Ведь у них, как правило, идеальное чувство ритма благодаря точному восприятию времени.
5. Ну а флегматики (второй крайний тип) предпочитают жить прошлым. Показатель τ у них равен 1,1 сек. Они медлительны, спокойны. Стрессоустойчивые интроверты. Теряются, когда надо принимать быстрые решения, медленно набирают ускорение. Зато обладают отличными аналитическими способностями.

Какие сферы бизнеса требуют навыков тайм-менеджмента?

Хотя тайм-менеджмент необходим почти на каждом рабочем месте, многие профессии критично зависимы от соблюдения принципов тайм-менеджмента.

В первую очередь, это медицина – от того, успевают ли медсестры и врачи вовремя оказать квалифицированную помощь, зависят жизни людей

Особенно важно это для военной медицины и скорой помощи, где счет идет на секунды

В профессиональных услугах, таких как юриспруденция или бухгалтерский учет, где часто необходимо выставлять счета по часам, специалистам необходимо вести четкий учет, какая работа выполняется в течение каждого часа

Точно так же для управления проектами или управления учетными записями, где критично важно своевременное/бюджетное выполнение проектов или кампаний, тайм менеджмент у сотрудников абсолютно необходим. В такой работе нужны люди, которые могут работать в режиме многозадачности и жонглировать различными элементами, ничего не забывать и везде успевать

Тайм-менеджмент — это еще и умение эффективно организовать чужое время. Такие роли, как секретари и помощники по административным вопросам, требуют сильных навыков тайм-менеджмента, потому что работа заключается в управлении чужим временем – часто очень дорогостоящим. Например, представьте стоимость рабочего времени топ-менеджеров Газпрома, Роснефти, Росатома или высших федеральных чиновников. Их время расписано не по минутам, а по секундам – и это нисколько не преувеличение. И представьте ответственность, которая лежит на их секретарях и помощниках – стоимость их ошибки будет очень высокой.

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

«Я строю план так, чтобы дела перемежались с отдыхом и развлечениями, чтобы внутри дня было много свободы»

Когда план становится постулатом и жесткой указкой, что делать в каждую минуту, то да, это совсем не весело (улыбается). Для меня план — это ориентир, что в те или иные промежутки времени мне нужно сделать. Я строю его так, чтобы дела перемежались с отдыхом и развлечениями, чтобы внутри дня было много свободы. Отсутствие плана, это как отсутствие физической нагрузки для тела — перестаешь быть в тонусе, и в итоге не осуществляешь тех мечт, которые рисуются в твоей голове.

Наверное, если у тебя заводы-пароходы-международные контракты и перелеты, то да — это много времени и сил. Если же это онлайн бизнес, то тут время и силы можно регулировать. Опять-таки все зависит от периодов. Нововведения-внедрения-тестирование. Период нововведений и расширения штата самый нагрузочный по времени (в моем случае — это шесть-восемь часов в день), период внедрения самый нагрузочный для команды, период тестирования более-менее расслабленный.

Кофе-брейки в Швеции

О пользе перерывов в работе и необходимости общаться уже было сказано. В этой стране свой подход к этому делу: работодатели настоятельно рекомендуют своим сотрудникам регулярно делать перерывы на кофе. По их мнению, чашечка вкусного, ароматного напитка позволит человеку зарядиться энергией на длительное время, что только повысит его производительность в течение дня. Причем пить кофе лучше не в одиночестве, а в хорошей компании. Поэтому в назначенный час фика — такое название он получил в Швеции и во всем мире — сотрудники собираются группами в комнатах для кофе-брейка, где весело общаются и отдыхают. Нужно сказать, что в некоторых компаниях такой час фика устраивают несколько раз в день.

Работает ли управление временем в реальной жизни – мой опыт

Работа редактором и автором в крупных информационных изданиях просто обязывала меня заниматься управлением рабочим и личным временем. Ежедневное общение с десятками сотрудников, работа с огромными массивами информации и распределение задач – все это требовало организации временных ресурсов.

Сложно быть продуктивным, если приходится переключаться с одной деятельности на другую.

Потому тайм-менеджмент мне пришлось осваивать на собственной практике, пользуясь наработками коллег, специальной литературой и личным опытом управления временем.

Чтобы настроить ТМ, мне пришлось полностью изменить подход к работе. Считаю, что использованный мной простой алгоритм из 3-х правил подойдет для большинства видов деятельности, включая бизнес-проекты, удаленную работу, фриланс и занятость в оффлайне.

Три важных момента из личного тайм-менеджмента, которые я исповедую:

Придерживаюсь их уже несколько лет и с каждым годом убеждаюсь, что они классно работают.

Момент 1. Отношение к рабочему процессу

Первое, что нужно сделать, это изменить своё отношение к работе, к личному времени, к жизни в целом. И дело не в том, что вы живете неправильно. Речь идет о переоценке ценностей и приоритетов или хотя бы их критическом осмыслении.

Ответьте себе честно на эти вопросы, иначе никакой ТМ вам не поможет.

1. Любите ли вы свою работу?
2. Что бы хотели изменить в своей жизни?
3. Готовы ли вы к переменам?

Бывает и так, что люди, которые стали грамотно организовывать свою деятельность, вдруг начинают понимать, что большую часть своего времени занимаются совсем не тем, чем хотели бы.

Удовольствие от работы – не миф и не идеализация. Если работа для вас тяжела, скучна, обременительна – нужна ли такая работа вообще?

Возможно, вам стоит сменить род деятельности. Трудиться только ради денег и куска хлеба в наше время слишком расточительно.

Момент 2. Изменить подход к жизни

Изменив отношение к работе и жизни, придется поменять и подход. Сейчас, чтобы быть востребованным специалистом в какой-либо области, недостаточно просто выполнять свою работу. Надо постоянно развиваться, иначе более организованные и трудолюбивые люди обойдут вас на поворотах.

Изменив подход к жизни, вы меняете саму жизнь!

К примеру, я знаю авторов, которые пишут только статьи, и за проекты, хотя бы слегка выходящие за эти рамки, никогда не берутся. Если их просят сделать лэндинг, они отсылают заказчиков ко мне, полагая, что с такой работой не справятся.

Но я тоже узнал, что такое лэндинги, лишь несколько лет назад. Просто когда мне впервые предложили такой проект, я не отказался в испуге, а нашел время разобраться в вопросе, посоветоваться с коллегами и сделать проект.

Быть востребованным и конкурентоспособным – это значит, прокачивать свой «скилл» не только в своей узкой области, но и в смежных сферах. Но где взять на это время? Как раз в этом поможет практический тайм-менеджмент.

Продуктивное управление временем, выбор правильной методологии позволят вам существенно расширить свою сферу деятельности и делать более дорогую работу с теми же, а то и меньшими затратами времени.

Момент 3. Использование тактики и стратегии

Стратегическая программа зависит от цели.

Для начала наведите порядок в рутинных делах: все большие цели начинаются с малого. Составьте список дел, которыми вы занимаетесь в течение дня, укажите затраченное по каждому пункту время и подчеркните задачи, которые вы считаете главными.

Заведите виртуальную мусорную корзину, куда будете «выбрасывать» дела, которые оказались лишними или ненужными. Иногда задачи мы выполняем только потому, что нам не хватило смелости сказать «нет» (самому себе или тем, кто эти дела назначил). Только упорядочив рутину, целесообразно переходить к более глобальным целям.

В следующих разделах вы найдете практические советы от людей, успешно освоивших науку тайм-менеджмента.

Легкость в управлении временем

Вечно спешить, не успевать и опаздывать — нездоровая привычка. Корректируется она:

• дисциплиной,
• планированием,
• четкостью и честностью (прежде всего с собой),
• осознанностью всех совершаемых действий,
• внутренней саморегуляцией.

Все эти слова звучат очень серьезно и у девушек, не слишком уверенных в себе, может возникнуть внутреннее переживание: “А смогу ли я?”.

Тайм-менеджмент — не жесткая муштра самой себя, а возможность привести в порядок, улучшить свою жизнь. Самоконтроль должен быть не в наказание, а в радость.

Чтобы справляться с делами было легко и приятно, нужно оставить среди дел действительно:

• важные,
• нужные,
• значимые,
• делающие счастливее.

Те мероприятия, которые неприятны, но все-таки обязательны, лучше сводить к минимуму — по одной такой задаче за день.

Неприятную обязанность не стоит откладывать надолго. С нее лучше начать день! По завершении, настроение улучшится, вера в себя укрепится, оставшиеся приятные задачи будут решаться быстрее.

Если же это дело, требующее значительных затрат времени, стоит определить для себя минимум, достаточный для его ежедневного выполнения. К примеру, 15 минут.

Когда в течение дня выдается свободная незапланированная минутка-другая, которая, на первый взгляд, “съедает” время, полезно ее использовать себе во благо. К примеру, если долго не приходит транспорт, можно успеть совершить важный звонок.

Во всяком случае, минуты “простоя”, лучше тратить на дело, а не на переживания “Ну когда уже! Сколько можно ждать!”. В конце-концов, даже стоя в очереди, незаметно для окружающих, можно потратить время на:

1. Самосовершенствование, обучение, развитие личности. К примеру, слушать аудиокнигу в наушниках.
2. Релаксацию, визуализацию, аутотренинг. К примеру, мысленно постепенно расслаблять все мышцы (от пяток до макушки) и разум.

Вариантов того, как не потерять время, а потратить его с пользой, уйма! Было бы желание.